Spesso siamo alla ricerca di risposte e soluzioni senza considerare che ciò che cerchiamo è già in nostro possesso.
In un’epoca che vede le imprese impegnate ad implementare soluzioni volte a facilitare l’organizzazione del lavoro in modalità smart, ma allo stesso tempo chiamate a tenere sotto controllo le voci di spesa, un’attenta disamina delle risorse disponibili è fondamentale.
Prendiamo ad esempio gli strumenti di project management.
Lo scenario commerciale pullula di soluzioni. Pratiche e funzionali, tuttavia spesso con la nota dolente della versione free che non offre sufficienti funzionalità per il mondo azienda o non supporta le integrazioni con altre applicazioni necessarie ad un’efficace gestione del business. In molte delle realtà enterprise l’adozione della versione a pagamento è praticamente d’obbligo.
A questo punto occorre riportare un dato importante: ad oggi Microsoft, rappresenta più del 70% dell’installato mondiale. Quindi un approfondimento delle funzionalità offerte è quanto mai doveroso, nell’ottica del taglio dei costi di licensing e dell’ottimizzazione degli investimenti.
Microsoft, ad esempio, mette a disposizione dei propri utenti Microsoft Planner, un tool per la gestione delle attività e dei progetti, compreso nelle licenze Microsoft 365 Business Basic:
- Microsoft 365 Business Standard
- Office 365 E1
- Office 365 E3
- Office 365 E5
- Microsoft 365 A1
Considerando la percentuale di cui sopra, va da sé che molte imprese lo possiedono già.
Perché pagare costi di licenza ulteriori se si ha già a disposizione uno strumento efficace?
Planner è uno tool basato sulla metodologie Agile, votato a facilitare il lavoro dei team, coordinando progetti e condividendo files in modo facile ed efficace. Anch’esso è incentrato sulla visualizzazione delle schede kanban il che per gli utenti, rende il passaggio da altri strumenti praticamente indolore. E Creare le bacheche kanban con Planner è davvero semplice.
Ogni piano di progetto di Microsoft Planner ha una propria board contenente le schede attività. Ogni scheda contiene informazioni descrittive e la scadenza. Alle schede si possono allegare file, i membri del team possono lasciare commenti, mentre i project manager possono assegnare le attività ai membri del team che riceveranno la notifica via mail. La vista grafica consente inoltre un rapido colpo d’occhio sullo stato dei progetti.
Microsoft Planner dashboard – Microsoft
Uno dei punti di forza di Planner risiede nella sua integrazione con altri strumenti di Office 365 come Teams e Project. Ad esempio, è possibile collegare un’attività di Project Online a Planner e ciò permettendo così al project manager di affidare la gestione di un’attività a un collega utilizzando Planner. I file condivisi sono archiviati in SharePoint per un facile accesso e ciascuna scheda è connessa a un blocco appunti di OneNote per consentire ai membri del team di visualizzarli.
Planner è integrato con i gruppi di Office 365, rendendo le conversazioni disponibili in Outlook: è infatti possibile creare attività direttamente dalle e-mail, contrassegnare i messaggi come attività, trascinare le attività al calendario di Outlook o contrassegnarle come completate.
Pur non essendo disponibile alcun processo integrato out-of-the-box per il porting dei dati da altre applicazioni ( Trello, Asana, Jira) a Planner, è comunque possibile trasferire tutte le attività.
Le attività di Planner su Outlook – Microsoft
Ad esempio, la versione free di alcuni popolari concorrenti di Planner, consentono di esportare i dati in JSON, mentre quelle premium anche in formato CSV. L’import può essere gestito con tool disponibili in commercio o con soluzioni, un po’ più macchinose, open-source.
Il team di Athesys è a disposizione dei propri clienti che intendono ottimizzare l’investimento di Microsoft 365 e mirano a tagliare i costi di licenza adottando Planner, offrendo un’implementazione vantaggiosa e veloce mediante un’integrazione degli strumenti Microsoft e con lo sviluppo di un workflow in Power Automate o C# per un porting dei dati rapido ed indolore.
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